Les archives publiques

Qu’appelle-t-on archives ?

Les archives sont l'ensemble des documents et des données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité (article L 211-1 du code du patrimoine).

Qui en est propriétaire ?

Le code du patrimoine précise que « les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur » (article L 212-6 du code du patrimoine). De même, « les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur » (code du patrimoine, article L 212-6-1 du code du patrimoine).

 Les archives des communes et des EPCI, en qualité d’archives publiques, sont imprescriptibles et inaliénables, c’est-à-dire qu’elles ne peuvent être ni données, ni vendues, ni détruites sans l’autorisation de l’État.

Le maire ou le président d’EPCI est responsable au civil et au pénal du maintien de l’intégrité des archives dont il a la responsabilité (articles L 214-3 et L 214-4 du code du patrimoine).

La collectivité a obligation de conservation et de mise en valeur. Pour cela, elle doit prévoir les frais de conservation des archives.

Le récolement : après chaque renouvellement de l’assemblée, un récolement doit être établi et un procès-verbal dressé. Le récolement est une opération de contrôle qui consiste à vérifier que les documents sont présents dans leur lieu de conservation.

La collectivité a obligation de tenir un registre des délibérations de son assemblée et des arrêtés de l’exécutif.