Gestion, conservation et valorisation des archives communales
La gestion des archives
Les Archives départementales proposent aux collectivités des conseils et outils pour des opérations d’archivage :
Récolement : après l’élection, le maire ou le président d’EPCI doit procéder au récolement des archives. Cette opération consiste à vérifier sur place la liste des documents d’archives conservés dans les locaux de la mairie ou au siège social de l’EPCI. Un procès-verbal de récolement signé conjointement par le maire ou président sortant et le nouveau maire ou président doit être établi et transmis aux Archives départementales de la Dordogne. Cette procédure réglementaire entérine le transfert de responsabilité : le nouveau maire ou président prend en charge les archives de la collectivité.
Cette opération réglementaire est aussi l’occasion pour les élus de constater l’état de conservation des archives, leur conditionnement, leur état de classement et éventuellement les disparitions et dégradations. Les Archives départementales de la Dordogne sont à l’écoute des collectivités pour les conseiller si d’éventuelles anomalies sont constatées.
Classement : opération de mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives. Pour cela, il existe un cadre de classement réglementaire pour les archives communales. Le service des Archives départementales peut apporter conseil dans la mise en œuvre du classement.
Tris et éliminations : les Archives départementales fournissent des indications pour les tris et les éliminations d’archives, qui répondent à des textes réglementaires. En effet, il est inutile de conserver des documents n’ayant plus d’utilité administrative : c’est un gain de place pour la collectivité et l’assurance d’une bonne conservation des documents. Toutefois, la destruction d’archives publiques sans bordereau d’élimination visé par les Archives départementales est punie par la loi (article L 214-3 du code du patrimoine).
Fusion des communes et dissolution de syndicats : les Archives départementales de la Dordogne sont attentives à la conservation des archives des communes fusionnées et des syndicats ou EPCI dissous. Pour cela, des procédures sont à la disposition des communes ou établissement fusionnés ou dissous.
Le cas particulier des documents dématérialisés : Dans le contexte de la dématérialisation des processus, la tentation est grande de numériser le papier afin de résoudre les problèmes de stockage. Détruire le papier au profit de son double dématérialisé impose de se mettre au préalable en conformité avec la réglementation et les exigences techniques. Les Archives départementales vous accompagnent afin de fournir la garantie réglementaire avant toute destruction des originaux.
La conservation des archives
Dépôt des archives : les archives départementales sont chargées de la conservation des archives définitives des communes de moins de 2000 habitants. Leurs archives sont déposées à l’expiration d’un délai de cent vingt ans pour les registres de l'état civil et de cinquante ans pour les autres documents n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif (article L 212-12 du code du patrimoine). Toutefois, après déclaration auprès du Préfet et accord du service des Archives départementales, les communes de moins de 2000 habitants peuvent assurer la conservation de leurs archives ou bien les confier au service d’archives d’un groupement de communes auquel elles appartiennent.
Salles d’archives : la conservation des archives est une dépense obligatoire. Les Archives départementales informent les collectivités et leurs groupements en matière de conservation par la diffusion des textes réglementaires, mais aussi par les conseils qu’elles dispensent, notamment pour l’aménagement et l’équipement de salles d’archives.
Les Archives départementales de la Dordogne préconisent la mutualisation de la conservation pour les collectivités territoriales et fournissent aide et conseils.
Reliure et restauration : les Archives départementales fournissent l’information aux collectivités en matière de réglementation (notamment pour les reliures des registres de l’état-civil ou des délibérations) et les orientent vers les professionnels confirmés.
La valorisation des archives
Communication : les documents d’archives publiques sont librement communicables sous réserve de délais fixés par le code du patrimoine. Les collectivités ou groupement de collectivités peuvent s’adresser aux Archives départementales pour toute question relative à la communication de documents d’archives au public.
Expositions : la présentation de documents originaux s’accompagne de précautions indispensables pour assurer leur conservation et leur sécurité. Les spécialistes de la conservation aux Archives départementales répondent aux interrogations des collectivités en ce domaine.